As propostas devem evidenciar uma clara relação com a temática do Congresso e ou subtema selecionado e reunir um painel de conferencistas de representação diversificada.
Somente as propostas completas serão recebidas e analisadas. As propostas incompletas não serão consideradas.
A pessoa identificada como responsável pela moderação atuará como contato principal e será responsável de compartilhar a informação com os painelistas. Qualquer um dos painelistas pode ser responsável pela moderação.
É possível apresentar propostas individuais. No entanto, para qualquer proposta que não integre pelo menos três conferencistas, a Secretaria poderá fusioná-la com outras propostas aceitas sobre um tema similar.
O tempo de intervenção dos palestrantes das sessões fusionadas deveria ser distribuído de modo equitativo entre o número de propostas incluídas, deixando para o fim um período de 15 minutos para perguntas e discussões.
Dada a curta duração das sessões, o Comitê aconselha os conferencistas de evitar quaisquer referências externas, informações institucionais ou corporativas para que dediquem o tempo disponível para a apresentação do seu tema.
Um participante pode figurar como palestrante em diferentes propostas. Porém, é política do CAEI que uma pessoa, independentemente de sua função, só tenha participação em uma atividade (sessão ou cartaz) no programa.
Os conferencistas são convidados a inscrever-se o mais cedo possível para confirmar sua participação no Congresso.