-Las propuestas deben demostrar una clara correspondencia con la temática del Congreso y el subtema seleccionado y presentar un panel de conferencistas diverso.
-Sólo las propuestas completas serán recibidas y analizadas. Las propuestas incompletas no serán tomadas en cuenta.
-La persona identificada como responsable de la moderación actuará como contacto principal y será responsable de compartir cualquier información con los panelistas. Cualquiera de los panelistas podrá fungir como responsable de la moderación.
-Es posible presentar propuestas individuales. Sin embargo, en caso de recibir una propuesta que no integre al menos tres conferencistas, la Secretaría del Congreso se reserva el derecho a fusionar propuestas que aborden temas similares.
-Los conferencistas de las sesiones que hayan sido fusionadas deberán distribuir el tiempo de presentación de manera equitativa, según el número original de sesiones y no por número de participantes, tomando en cuenta que es necesario dejar 15 minutos para preguntas y discusiones. El Comité Organizador recomienda a los participantes dedicar el tiempo disponible a la presentación de su temática y evitar cualquier información institucional o corporativa que pudiera comprometer su presentación o aportar distracciones innecesarias.
-Un participante puede aparecer como ponente en diferentes propuestas. Sin embargo, es política del CAEI que una persona, independientemente de su función, sólo tenga participación en una actividad (sesión o cartel) del programa.
-Se recomienda a todos los interesados a inscribirse lo más pronto posible para garantizar su participación en el Congreso.